年初时,公司把节约成本5%作为采购部的KPI目标。但实际情况是材料费暴涨,别说降5%,能不涨价或少涨价就已经是奇迹了。
但是,当领导在每个月的月报中看到“节约的成本”一项总是负值,总不会很开心地想“采购好能干,只亏了那么一点”吧?那么,每个月的月报里,你会怎么汇报这项内容呢?再进一步问,月报里报上“节约的成本“到底起什么作用呢?接下来,众焱电子小编将围绕这几个问题进行讲解分析。
1、另一种报告方式
节约采购成本,当然是采购部为企业提供价值的重要方式。但进一步想,节约成本的目的是什么?是提高竞争力,是帮助企业跑赢竞争对手。
比之于单纯评估降价幅度,评估企业在采购物料这个方面相对竞争力的提升,其实对企业运营更有意义。
来看一个例子。假如一家电子元器件企业,采购部虽然没有完成降价指标,重要的原料铜管脚还涨价了,而在提供节约成本的数据(当然是负数)时,也提供了下面的数据,会怎么样呢?
图中呈现的是“铜管脚”这个品类中某种规格的铜管脚的采购单价,以及国际市场上对应时段的铜价。
对于材料成本占总成本比例很高(超过80%)的品类,从这个图中,我们可以看到,虽然铜管脚的价格一直在上升,但其幅度明显低于同期铜价的上升幅度。
注意:上图只一个料号与关联的大宗商品的比对。如需将一个品类的全部物料与关联大宗商品做比对,可以采用品类的采购成本指数的方式。
大宗商品的价格,是由市场形成的,可以说代表了同行业采购成本的平均水平,是“大盘”。和“大盘”做对比,就可以大致反映出pcba包工包料企业相对竞争力的变化。
经过这样的比对,不仅使数据表达的意义更为清晰,更有助于数据的受众依据这些数据做进一步的判断和安排,还会引导数据的受众不是单纯地只盯着“节约成本”的绝对金额,而是更关注真正对企业运营影响重大的相对竞争力。
2、总结与思考
今天所说的方法,目标并不是让采购人员在降价未果时上级面前显得绩效好一些(虽然实际上的确可以起到这个作用),而是帮助采购人员学会从报告或数据的受众的角度出发,深入了解数据的用途,并用对受众更方便的方式服务于数据的受众。
采购人员在准备报告时,最需要关注的,是怎样让自己提供的数据和信息对受众来说有用、好用。而数据“有用、好用”的标准之一,就是“体现了明确的意义”。
好的报告不仅要呈现事实或数据,还应该能很好地帮助受众了解这些事实或数据的意义。
今天我们介绍的让数据更好地服务于受众的方法,是“提供参考”。当我们提供数据时,如果能根据受众需要依据数据得出的判断提供参考数据,提供一个“标杆”,就能让数据更清晰地呈现出意义。
3、系统支持
即使在签订了季度或年度的采购合同之后,对于对采购价格有重大影响的大宗商品,企业的采购人员仍然需要密切关注。因为这些大宗商品的价格变化,最终一定会反应到企业所采购的物资的价格上。
比如电子元器件企业需要关注铜价、锡价,化工企业需要关注原油价格;纸制品企业需要关注纸浆、原纸价格;装备制造企业需要关注钢材价格等等。
密切关注关联大宗商品价格,并对其变化做出及时反应,能很好地帮助采购人员在瞬息万变的市场中占得先机。
当重要的采购单据,如采购订单、长期供货协议等,选择了某种大宗商品作为该种采购单据的关联大宗商品时,可以在采购单据中设置大宗商品价格异动提示,当大宗商品价格变动超过预设的幅度、或达到设定的价位时,相关采购单据的主管采购人员就会得到提示,以便对价格异动做出及时反应。
与大宗商品建立了关联关系的单项物料或物料品类,在做价格分析时,可以在导出其价格数据时,一起导出同期的关联大宗商品价格,并以图表形式呈现,便于通过比对,设定或调整物料或品类的价格管理目标和策略。
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