采购部是PBCA包工包料企业生产材料需求的关键部门,是采购供应商品质保证一个重点作用的转折点,是成本控制核心点,是企业利益保障的保护者,是向外提供信息与从外部对内提供信息的一个窗口,也塑造良好的企业形象的传播者,采购员与企业内各部门之间协调关系归纳有以下几大关系:
1、与计划部门之协调关系
为了确保原料供应的稳定性,采购部门和计划部门需要经常交换资讯。计划部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划,使采购部门有充裕的时间寻求来源,并与供应商议价。而采购部门亦必须通知计划部门其所需要之购运时间、采购周期及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程,有任何的改变,彼此均应迅速通知对方,以便及时做适当的调整与配合,有利于做生产计划与出货的变更。
2、与管理部门之协调关系
采购部门对企业生产或商品成本之节省,能产生重大的贡献;对企业生产所需原料或销售部门商品之供应,亦会产生直接之影响。为了使采购功能有效发挥,企业管理当局应重视采购部门之横向联系,并应注意采购人员之专业训练及制定采购人员之行为规范等事宜。
3、与销售部门之协调关系
销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门,以期采购计划之有效执行.销售部门研订产品之价格,必须事先预估制造成本,尤其是占主要部分之材料成本。在预估材料成本方面,采购部门应提供充分之协助。销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时,必须考虑采购的购运时间,避免造成无法如期交货的问题。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求资讯,以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯,提供给销售部门,以协助做好竞争策略之拟订工作。
为了互惠起见,企业在政策上,可要求供应商购买本企业之产品,在此项政策之执行方面,销售部门与采购部门应密切配合办理。
4、与品管部门之协调关系
基本上,采购人员必须熟悉有关原料品质的标准与材料特性,以便从供应商处购买到适合企业使用的材料或物品。采购人员由于直接与供应商接触,能协助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员,借以考核供应商及供应商做品质的改善。
5、与制造部门之协调关系
采购部门提供制造部门所需之物料,二者关系密切,但是二者却有不同之立场。通常,制造部门希望物料能快速供应,以免发生断料停工事情;而采购部门则希望能有充分时间进行议价,以期降低成本。因此,在采购的购运时间方面,彼此必须互相尊重、充分协调,切勿意气用事。又,对于“自制”或“外包”之决定,制造部门与采购部门彼此立场与见解亦可能有异,此时应以成本分析结果及策略上考量因素,彼此以客观的态度,共商办法。
未完待续…
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