集中与分散,是采购反复权衡的话题,不管是本土企业,还是全球企业,都没法回避。在众焱电子小编看来,集中还是分散,取决于两个因素:企业的管理能力和业务需求。
简单地说,企业的管理能力越强,就越可能集中采购;企业的成本压力越大,就越可能集中采购。相反,企业的管理能力越弱,对速度的诉求越高(比如新产品开发),就越可能分散采购。
集中采购其实在解决两个方面的问题:谁都在做采购,这是把采购权从众多职能归口到采购职能,也是采购的专业化过程;哪个层面在做采购决策,这是把采购决策由子分公司集中到总部的过程,也是通常意义上的“集中采购”。
先看看究竟是哪些职能都在做采购,亦即采购的专业化过程。
在管理很粗放的时候,每个职能都在做采购——研发在花自己的钱,工厂在自己买东西,项目也是自定需求、自己找供应商。有个pcba包工包料企业的采购职能曾经是如此之分散,每年区区几亿元的采购额,有100多个采购合同章,这意味着有多少对口采购管理机构!
慢慢地,企业的管理水平不断提升,花钱的事儿就慢慢集中到采购手上,由专门的采购人员来做采购。这是采购职能专业化的第二个阶段。但是,不同类别的采购项,还是由不同的老总主管。比如直接采购汇报到生产老总,间接采购汇报到财务老总,固定资产的采购汇报到工程部等。从管理的角度来看,这是因为没法有效归纳不同采购的共性,从而没法建立统一的采购组织、流程和信息系统。
到了采购专业化的第三个阶段,企业就出现了统一的采购组织、流程和系统。在这个阶段,不同的采购类别,比如直接物料、间接物料、工程项目等,一般还是由不同的团队负责,但是他们都汇报到同一个采购老总,由同一个老总来领导。这从组织上保障了大家都用统一的流程、统一的系统,也为后续的采购权限的集中奠定了基础。
采购的专业化是个漫长的过程。很多企业其实都没有完成。在那些“小采购”公司,主要的采购决策其实并不是采购做的,而是由内部客户决定的。比如研发决定选择什么供应商,质量决定淘汰哪些供应商,采购的主要任务是行政文秘类的,诸如招投标和订单处理。这些企业其实还处于多个职能做采购的阶段。究其原因,是因为管理能力的提升是个漫长过程。这就如古代中国经过了一两千年,才建立了高度集权的政治体系一样。
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