跟无数的需求部门打交道,采购可以强势地要求没有明确的规格或者工作说明书就不开展工作;但为了提高采购效率,采取访谈和引导的方法帮助业务部门制定合格的需求说明,才是尽快满足业务需要的正确做法;也是PCBA包工包料采购不断加强自身知识和能力、为业务部门提供更具价值服务的必然途径。
工作说明书(Statement of Work,SOW),是供应商应执行的具体服务的描述,内容通常包括工作范围、服务内容、服务要求、预期结果、完成期限等。复杂的SOW还包括工作分解结构WBS(按照时间阶段,子项目,进行项目管理)、项目里程碑(时间点和交付物)、以及绩效和质量评估(绩效和质量评估标准和评估方法)等。下面众焱电子小编将接着《PCBA包工包料采购员对于不明确的需求应如何采购?》的内容继续讲解。
2、可以和业务部门进行一次访谈,帮助业务部门先界定项目范围(Scope),即所需的产品或服务的界限范围,回答Why, When, Where, Who的问题;其次列明业务需求(Requirement),即在所定的界限范围内的业务需要,回答What, How的问题。
3、对于实在无法理解SOW为何物的业务部门,可以选择一个之前其他部门的相似项目案例,从头到尾讲给业务部门做参考。
4、有了最基本的需求理解,可以提供SOW的空白模板给业务部门填写。
5、根据上面的步骤,业务部门的需求应该可以出来个雏形框架。
6、如果仍无法细化,可以邀请一个供应商针对需求框架进行技术交流,帮助业务部门理清思路,完善细节。
7、制定的工作说明书,为了保证更加有效,最好邀请一两个供应商进行校核反馈,一是确保考虑的全面性和可行性,二是保证供应商理解的一致性。
8、最后的方法,如果项目实在过于新颖、专业或复杂,业务部门无法制定出符合要求的需求说明文件,可以采取二阶段招标的方法。先邀请几个供应商进行技术方案征集,等业务部门真正了解和确定需求后,再进行商务阶段的招标工作。
近年来,很多公司的采购已经过渡到品类管理的方式,要求采购经理超越传统价格管理和流程把控的角色,真正成为所管理的商品品类的专家,以提供给业务部门更加专业的支持。品类经理自然需要深入学习和研究所管辖品类的商品特点,了解供应市场和行业趋势,但更需要了解业务需求的重点,并根据业务需求制定适宜的供应商评估标准,这样才能成为业务部门强有力的参谋和顾问,成为业务部门依赖的伙伴,发挥战略采购在企业中的价值。
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