采购最头痛的事,莫过于接到一个非常紧急的需求,而业务部门提供的需求说明却只有只言片语,甚至干脆只凭简单的口述。强势的业务部门说他们的需求就是这么简单,懵懂的部门一问三不知。
或许业务部门不是非常专业,但他们未必不知道他们的需求,只是他们缺乏把需求以科学、完善、明晰地方法表达到纸面上的习惯,或者他们下意识地认为他们的需求所有人都应该很清楚而已。PCBA包工包料采购都知道,业务需求是采购工作的第一步;没有这一步,后面的招标、评标、定标都是无米之炊,而往往这一步会开始得步履维艰。没跟采购合作过的新业务部门或同事全然不知采购需要的是个什么文件,老的业务部门或同事也会在新的采购项目上难以提出合格的需求文件。
跟无数的需求部门打交道,采购可以强势地要求没有明确的规格或者工作说明书就不开展工作;但为了提高采购效率,采取访谈和引导的方法帮助业务部门制定合格的需求说明,才是尽快满足业务需要的正确做法;也是采购不断加强自身知识和能力、为业务部门提供更具价值服务的必然途径。
工作说明书(Statement of Work,SOW),是供应商应执行的具体服务的描述,内容通常包括工作范围、服务内容、服务要求、预期结果、完成期限等。复杂的SOW还包括工作分解结构WBS(按照时间阶段,子项目,进行项目管理)、项目里程碑(时间点和交付物)、以及绩效和质量评估(绩效和质量评估标准和评估方法)等。在日常采购中,众焱电子小编建议采购部门可以这样帮助业务部门开发制作SOW:
1、首先需要业务部门懂得清晰和明确的SOW是保证采购成功的必要文件,对于获得合格的提案、准确的报价及采购的效率都至关重要,其影响的是业务部门自身的时间和利益。
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